Dein nächster Kunde sollte nicht woanders anrufen.
Maria unterstützt dein Team wie eine Telefonzentrale: Sie nimmt Anrufe entgegen, erfasst Anliegen und leitet an passende Ansprechpartner weiter. Für Unternehmen jeder Branche, besonders Kleinunternehmen und Mittelstand. KI-Telefonassistenz, Anrufnotizen per E-Mail, Dashboard und App als Komplettservice – persönlich eingerichtet, ohne technisches Vorwissen.
Der persönliche Kundenkontakt bleibt bei dir und deinem Team.
Du kennst deinen Betrieb. Wir kümmern uns um die Technik.
Wir richten Maria für deinen Betrieb ein, verbinden die passenden Abläufe und zeigen dir die Bedienung. Von der ersten Abstimmung bis zur Einweisung hast du einen persönlichen Ansprechpartner.
01
Wir lernen deinen Betrieb kennen.
Du erklärst uns deine Leistungen, typische Kundenanfragen und Zuständigkeiten. Gemeinsam legen wir fest, was Maria sagen, aufnehmen und weiterleiten soll.
02
Wir übernehmen die Einrichtung.
Begrüßung, Sprachen, Ansprechpartner, E-Mail-Empfänger, Weiterleitungen und Terminabläufe richten wir nach unseren Absprachen ein. Anschließend zeigen wir dir das Dashboard und die App.
03
Gemeinsam testen. Dann starten.
In gemeinsamen Testanrufen prüfen wir, ob Maria die richtigen Informationen aufnimmt und weiterleitet. Du gibst Rückmeldung, wir passen den Ablauf an. Sobald alles passt, vereinbaren wir den Start.
Was sollte ich für das erste Gespräch bereithalten?
Dein Wissen über den eigenen Betrieb reicht für den Anfang. Diese Angaben helfen uns bei der gemeinsamen Einrichtung:
Leistungen und häufige Fragen: Was fragen Kunden, und welche Auskünfte darf Maria geben?
Öffnungs- und Erreichbarkeitszeiten: Wann ist dein Team erreichbar, und was soll außerhalb dieser Zeiten passieren?
Ansprechpartner und Zielnummern: Wer übernimmt welche Anliegen, und wohin sollen Anrufe weitergeleitet werden?
E-Mail-Empfänger: Welche Personen oder Postfächer sollen Anrufnotizen erhalten?
Gesprächssprachen: Welche der verfügbaren Sprachen möchtest du aktivieren?
Termine, falls gewünscht: Welchen Kalender nutzt du, und welche Termine sollen gebucht oder zunächst als Wunsch aufgenommen werden?
Was noch offen ist, klären wir gemeinsam – telefonisch oder per Videotermin, auch überregional. Ein persönliches Gespräch bei dir im Unternehmen ist nach Vereinbarung ebenfalls möglich.
Mögliche Anbindungen – passend zu deinem Buchungsablauf.
Google KalenderMicrosoft 365Cal.comCalendly
UNSERE KUNDEN
Diese Unternehmen nutzen Hallo Maria.
Zwei Kundenprojekte aus unterschiedlichen Branchen – mit Leistungen, die zum jeweiligen Betrieb passen.
Autohaus Kneifel
Autohaus · Essen-Kettwig
Hallo Maria Telefonassistenz
Hallo Maria unterstützt die telefonische Erreichbarkeit des Autohauses. Anliegen werden strukturiert erfasst und dem Team für die persönliche Bearbeitung zur Verfügung gestellt.
Für TOPA Elemente wurden die Telefonassistenz und die Unternehmenswebsite umgesetzt. Der Webauftritt stellt die Leistungen vor; Maria nimmt telefonische Anliegen zur persönlichen Bearbeitung auf.
Ist niemand erreichbar, kann ein Interessent sein Anliegen nicht loswerden – und ruft vielleicht beim nächsten Betrieb an. Maria nimmt die Anfrage auf, damit du gezielt nachfassen kannst – auf Wunsch auch mehrsprachig. Nach den Abläufen, die zu deinem Unternehmen passen.
01 / AUTOHÄUSER
Mehr Zeit für das Gespräch vor Ort.
Du übergibst gerade ein Fahrzeug und kannst nicht ans Telefon.
Der Kunde ruft an
„Ich möchte einen Reifenwechsel. Die Räder sind bei Ihnen eingelagert. Freitagvormittag wäre gut.“
Marias Anrufnotiz
Reifenwechsel · Räder eingelagert · Freitagvormittag gewünscht · Name und Rückrufnummer erfasst.
Dein Team übernimmt
Der Service erhält die Notiz im Dashboard und per E-Mail, ruft zurück und bestätigt einen passenden Termin.
02 / HANDWERK
Du arbeitest beim Kunden. Maria nimmt die Anrufe an.
Du bist auf der Baustelle und kannst nicht ans Telefon.
Der Kunde ruft an
„Wir möchten unser Bad sanieren. Können Sie mich nach 16 Uhr zur Beratung zurückrufen?“
Marias Anrufnotiz
Badsanierung · Beratung gewünscht · Rückruf nach 16 Uhr · Name und Telefonnummer erfasst.
Dein Team übernimmt
Die zuständige Person öffnet die Anrufnotiz, ruft nach 16 Uhr zurück und vereinbart das persönliche Beratungsgespräch.
Zwei fiktive Beispiele aus dem Arbeitsalltag. Maria unterstützt auch Unternehmen anderer Branchen. Welche Fragen sie stellt und wie dein Team übernimmt, stimmen wir auf deinen Betrieb ab.
MEHRSPRACHIG ERREICHBAR
Deine Kunden sprechen. Maria versteht ihre Sprache.
Deutsch und 18 weitere Sprachen: Maria erkennt die Sprache deiner Kunden und antwortet in der passenden aktivierten Sprache – auch bei einem Sprachwechsel im Gespräch.
Du entscheidest, welche Sprachen aktiv sind: einzelne, mehrere oder alle 19.
Alle 19 verfügbaren Sprachen ansehen
Deutsch
Englisch
Italienisch
Französisch
Spanisch
Polnisch
Niederländisch
Griechisch
Russisch
Türkisch
Ukrainisch
Portugiesisch
Rumänisch
Slowakisch
Schwedisch
Finnisch
Dänisch
Tschechisch
Bulgarisch
NACH DEM ANRUF GEHT’S WEITER
Alles im Blick. Auch unterwegs.
Dein Dashboard bringt Anrufnotizen, Rückrufe und Kennzahlen zusammen. Als Web-App auf deinem Smartphone griffbereit. Zusätzlich erhält dein Team die Anrufnotizen direkt per E-Mail.
Strukturierte Anrufnotizen machen sichtbar, wer sich mit welchem Anliegen gemeldet hat.
02 / BEARBEITUNG
Rückrufen. Status setzen. Fertig.
Aus dem Dashboard die Telefonfunktion öffnen und den Bearbeitungsstand festhalten.
03 / MOBIL
Dein Betrieb zum Mitnehmen.
Dashboard als Web-App installieren und Anrufe sowie Kennzahlen unterwegs im Blick behalten.
AUCH DIREKT IN DEINEM POSTFACH
Anrufnotizen zusätzlich per E-Mail.
Nach dem Anruf bekommt dein Team die Notiz direkt ins vereinbarte Postfach. So bleibt eine neue Anfrage auch ohne geöffnetes Dashboard sichtbar.
Die E-Mail bündelt Anliegen, Kontaktdaten und weitere Gesprächsangaben, etwa einen Terminwunsch. Wer sie erhält, legen wir gemeinsam fest.
Die E-Mail-Benachrichtigungen sind im Monatspreis enthalten.
Beispiel-E-Mail ansehen
Beispiel auf Basis unserer E-Mail-Vorlage · ausschließlich Fantasiedaten. Die Darstellung kann je nach E-Mail-Programm abweichen.
ALLES DABEI. EIN MONATSPREIS.
Individuell eingerichtet. Klar kalkulierbar.
Ein fester Monatspreis für Telefonassistenz, Software und persönliche Betreuung. Du kannst den Service monatlich kündigen und weißt von Anfang an, was du zahlst.
Dein Betrieb verändert sich? Maria passt sich an.
Neue Öffnungszeiten, andere Ansprechpartner oder geänderte Abläufe? Wir passen Maria nach Rücksprache an – ohne Zusatzkosten.
All-inclusive-Service
199€/ Monat zzgl. MwSt.
Monatlich kündbar · 0 € Einrichtungsgebühr
Unbegrenzte Anrufe und Weiterleitungen
Individuelle Einrichtung und Einweisung
Dashboard, App und Anrufnotizen per E-Mail
Weitere inklusive Leistungen
Anpassungen und Änderungen nach Rücksprache – jederzeit und ohne Zusatzkosten
Mehrsprachige Gespräche mit automatischem Sprachwechsel
Kann Maria später an meinen Betrieb angepasst werden?
Ja. Anpassungen und Änderungen sind nach Rücksprache jederzeit möglich und immer kostenlos im All-inclusive-Preis enthalten. Ob neue Öffnungszeiten, andere Ansprechpartner oder geänderte Abläufe: Wir besprechen mit dir, was sich ändern soll, und passen Maria entsprechend an.
Was passiert, wenn Maria eine Frage nicht beantworten kann?
Maria macht deutlich, wenn sie eine Frage nicht beantworten kann, und bietet die Weiterleitung an einen passenden Ansprechpartner oder eine Rückrufbitte an. Fachliche Beratung und Entscheidungen bleiben bei deinem Team.
Was passiert, wenn niemand erreichbar ist?
Kann Maria den passenden Ansprechpartner nicht erreichen, nimmt sie Kontaktdaten und Anliegen als Rückrufbitte auf. Dein Team erhält die Anrufnotiz im Dashboard und per E-Mail an die vereinbarten Empfänger und kann sich persönlich beim Anrufer melden.
Kann ein Anrufer direkt mit einem Menschen sprechen?
Auf Wunsch versucht Maria, zum zuständigen Ansprechpartner durchzustellen. Ist dieser nicht erreichbar, bietet sie eine Rückrufbitte an. Die Weiterleitungsregeln stimmen wir auf dein Unternehmen ab.
Welche Sprachen spricht Maria?
Deutsch und 18 weitere Sprachen. Du legst fest, welche davon aktiv sind. Maria erkennt die gesprochene Sprache und wechselt im Gespräch automatisch zwischen den aktivierten Sprachen.
Bekomme ich die Anrufnotizen auch per E-Mail?
Ja. Die Anrufnotizen werden zusätzlich an die vereinbarten E-Mail-Empfänger gesendet. Das ist im Monatspreis enthalten.
Ist ein persönlicher Termin vor Ort möglich?
Beratung und Einrichtung sind telefonisch oder per Videotermin auch überregional möglich. Persönliche Termine bei dir im Unternehmen sind nach Vereinbarung ebenfalls möglich.
Kann Maria wie eine Telefonzentrale weiterleiten?
Ja. Maria nimmt Anrufe entgegen und leitet sie nach den vereinbarten Regeln an die passenden Ansprechpartner oder Teams weiter. Wer welche Anrufe bekommt und wie Maria bei Nichterreichbarkeit vorgeht, legen wir gemeinsam mit dir fest.
Ersetzt Maria den persönlichen Kundenkontakt?
Maria unterstützt dein Team. Sie nimmt Anrufe entgegen, erfasst Anliegen und stellt nach deinen Vorgaben zum passenden Ansprechpartner durch. Beratung, Entscheidungen und die persönliche Betreuung bleiben bei dir und deinem Team.
Wie lange bin ich vertraglich gebunden?
Hallo Maria ist monatlich kündbar. Du kannst jederzeit per E-Mail an info@hallo-maria.de zum Ende des laufenden monatlichen Vertragszeitraums kündigen – ohne zusätzliche Kündigungsfrist. Details stehen in den AGB.
Brauche ich dafür technisches Vorwissen?
Nein. Wir richten Maria ein und zeigen dir, wie du Anrufnotizen öffnest, Rückrufe erledigst und den Bearbeitungsstatus änderst.
Passt Maria wirklich zu meinem Unternehmen?
Genau darauf kommt es an. Wir stimmen Begrüßung, Leistungen, Ansprechpartner und den Umgang mit Anliegen auf deinen Betrieb ab. In gemeinsamen Testgesprächen prüfen wir die Abläufe.
Ist Maria eine echte Mitarbeiterin?
Maria ist eine KI-Telefonassistenz. Sie wird als digitale Assistentin kommuniziert und arbeitet nach den für deinen Betrieb eingerichteten Vorgaben.
Kann ich meine bisherige Telefonnummer behalten?
Wir prüfen gemeinsam, wie sich deine bestehende Rufnummer über eine Rufweiterleitung einbinden lässt. Die konkrete Einrichtung hängt von deinem Telefonanschluss ab.
Wie funktioniert die App?
Das Kunden-Dashboard ist als installierbare Web-App vorgesehen. Du öffnest es im Browser und fügst es auf einem unterstützten Gerät zum Home-Bildschirm hinzu. Für Rückrufe wird die Telefonfunktion deines Geräts verwendet.
Welche Kalender lassen sich anbinden?
Als mögliche Anbindungen sind Google Kalender, Microsoft 365, Cal.com und Calendly vorgesehen. Wir klären mit dir, welche Verbindung und welcher Buchungsablauf für deinen Betrieb passen. Die konkrete Verfügbarkeit wird vor Vertragsabschluss bestätigt.
Was ist mit Datenschutz und meiner Datenschutzerklärung?
Die Datenverarbeitung und die erforderliche Ergänzung deiner Datenschutzerklärung besprechen wir im Rahmen der Einrichtung. Welche Angaben zum Einsatz von Maria auf deiner Website benötigt werden, stimmen wir mit dir ab.
DER MENSCH HINTER HALLO MARIA
KI, die Menschen den Rücken freihält.
Ich bin Sammy David Selke, Inhaber von SDS | SmartDigitalSystems in Bottrop. Ich unterstütze Unternehmen dabei, sich weiterzuentwickeln – mit KI, Automatisierung und einem klaren Blick auf Prozesse und Menschen. Hallo Maria ist eines meiner Produkte und ein konkretes Beispiel dafür, wie diese Unterstützung im Alltag aussehen kann.
„Systeme müssen lernen, unsere Prozesse zu verstehen. Damit Menschen mehr Zeit haben, Mensch zu sein – und für ihre Kunden da zu sein.“
Ich sehe KI als Chance, wiederkehrende Arbeit im System zu übernehmen und Menschen im Alltag Freiraum zu geben: für persönliche Gespräche, aufmerksame Beratung und eine aktive Betreuung ihrer Kunden. Der persönliche Kontakt, die Entscheidungen und die Verantwortung bleiben beim Menschen.
Von der ersten Idee bis zur Einführung im Arbeitsalltag begleite ich KI- und Automatisierungsvorhaben. Dabei bringe ich Erfahrung als KVP-Trainer, in der Prozessberatung, mit ERP-Systemen und im Change Management ein. Mir ist wichtig, dass die Menschen die Veränderungen verstehen und mitgestalten können.
Mir sind klare Preise, persönliche Erreichbarkeit und eine Zusammenarbeit auf Augenhöhe wichtig.
Persönlich für dich da. Wir sprechen telefonisch, per Videotermin oder nach Vereinbarung bei dir im Unternehmen.
